Tips voor ontslag

• Bereid een exit-gesprek met uw werknemer goed voor.
• Maak een backup van alle ontvangen en verstuurde e-mails van de werknemer.
• Leg de reden(en) voor het ontslag goed uit en vraag naar de reactie van uw werknemer.
• Zet uw werknemer alleen onder tijdsdruk om te reageren als dat echt belangrijk is.
• Plan direct een tweede gesprek. De ontslagboodschap kan dan even bezinken en de scherpe kantjes van de emoties zijn er dan af.
• Verstrek pas een uitgewerkt schriftelijk voorstel als uw werknemer ook echt bereid is om mee te denken over een regeling.
• Houd er rekening mee dat de werknemer zich de volgende dag ziek meldt. Laat dat dan snel controleren door de bedrijfsarts.
• Vraag de werknemer eventueel om alvast auto, laptop of mobiele telefoon in te leveren, maar alleen als dat echt dringend nodig is.
• Communiceer (intern of extern) nooit over het vertrek van de werknemer vóórdat u een regeling hebt gesloten.
• Overweeg om uw werknemer direct op non-actief te stellen als dat beter is voor de werksfeer. Hij behoudt dan wel recht op doorbetaling van loon.
• Denk niet dat een verweer door een werknemer tegen reorganisatie of ontslag wegens financiële redenen kansloos is.
• Bied eventueel een (maximum) bedrag aan om juridisch advies in te winnen, bijvoorbeeld EUR 500,-.
• Ontsla alleen een werknemer op staande voet als u vooraf overleg hebt gehad met een ontslagspecialist.
• Zorg dat aan alle eventuele formaliteiten is voldaan (positief advies over de reorganisatie door de Ondernemingsraad, afspiegelingsbeginsel, financiële stukken en prognoses gereed, reorganisatieplan of een nieuw organisatieschema).

Tips voor ontslag disfunctionerende werknemer

• Volg – indien van toepassing – goed uw eigen interne regels omtrent beoordelingen en functioneringsgesprekken. Zijn er aparte procedures en/of formulieren voor? Wie beoordeelt wie?
• Evalueer matig functionerende werknemers regelmatig en lever ook duidelijke kritiek op het functioneren. Leg vast wat moet verbeteren. Wacht daarmee niet tot het einde van het jaar. Neem tussentijdse maatregelen (verbeterplan, coaching) als het niet de gewenste kant op gaat.
• Stem aan het begin van een jaar targets af met uw medewerkers. Zorg ervoor dat die targets gebaseerd zijn op realistische verwachtingen en conform de algehele marktontwikkeling. Ook al heeft uw werknemer in het vorige jaar beter gepresteerd dan de target, dan is dat nog geen garantie dat het dit jaar óók beter zal gaan.
• Neem bezwaren tegen een (matige of slechte) beoordeling serieus en maak dit bespreekbaar.
• Zorg voor tijdelijke coaching of begeleiding van een zwak functionerende werknemer.
• Leg altijd alles schriftelijk vast: besprekingen, afspraken, beoordelingen, etc.

Tips voor ontslag van een statutair directeur

• Weet u wel zeker dat uw directeur een “echte” statutair directeur is (is hij/zij benoemd door de AvA/RvC en is er een formeel benoemingsbesluit)? De enkele inschrijving als zodanig in de Kamer van Koophandel (KvK) is niet altijd voldoende. Kijk ook goed in de statuten van het bedrijf en in de arbeidsovereenkomst.
• Zolang een statutair directeur ziek is, heeft hij de “gewone” ontslagbescherming en kan de werkgever alleen via de rechter (Rechtbank) ontbinding vragen. De rechter kan daarbij aan de directeur een ontslagvergoeding (transitievergoeding en eventueel een billijke vergoeding) toekennen.
• Ziekmelding door de directeur na ontvangst van een uitnodiging voor een ontslagvergadering blokkeert een geldig ontslag.
• Staat er in de arbeidsovereenkomst een zogenaamde schadeloosstellingsclausule? Zo ja, dan is uw onderhandelingspositie mogelijk daartoe beperkt.
• Bij vermoedens van fraude of tegenstrijdige belangen bij uw directeur: controleer zonodig zijn computer, e-mail en zijn ingediende onkostendeclaraties volledig op onregelmatigheden.

Tips voor ontslag van een expat

• Maak vóór de uitzending duidelijke afspraken over de duur van de uitzending en wat de eventuele functie van de expat zal zijn bij terugkeer.
• Bewaar alle e-mails en stukken over de uitzending en/of terugkeer goed.
• Als u de expat wilt terugroepen, onderzoek dan eerst of de expat eigenlijk liever wil blijven in het land van uitzending.
• Maak tijdig (via HR) duidelijk waarom de expat wordt teruggeroepen en wat zijn uw positie zal zijn zodra hij terug is in Nederland. Stuur zo mogelijk de functiebeschrijving mee met daarin de daarbij behorende taken en verantwoordelijkheden.

Tips voor een ontslagregeling

• De kantonrechter heeft (bijna) geen vrijheid meer bij de bepaling van de datum van het ontslag of de hoogte van een ontslagvergoeding. Daarom is het belangrijk om daarover en over andere voor de werknemer belangrijke punten (zoals verval concurrentiebeding, bijdrage juridische kosten, getuigschrift, bonusafwikkeling, optie- en aandelenregeling) een regeling te treffen. Door onderhandelen kunt u met uw werknemer dus veel méér afspreken en kunt u wisselgeld creëren (uitruil van een punt tegen een ander punt).
• Bepaalde kosten voor een werknemer kunt u als bedrijfskosten opvoeren (opleiding, scholing, outplacement, loopbaanadvies, etc.). Dat is voor een werknemer mogelijk gunstiger dan het ontvangen van een bruto vergoeding.
• Laat uw werknemer zijn (niet opgenomen) vakantiedagen inleveren. Deze zijn geld waard.
• Besef dat een maand langer in dienst al een relatief belangrijk financieel voordeel voor de werknemer oplevert (ook zijn secundaire arbeidsvoorwaarden lopen dan door).
• Bereken waar de wettelijke Transitievergoeding op uit komt.
• Vraag eventueel om een tegenvoorstel aan de werknemer voor een ontslagregeling als uw voorstel wordt afgewezen. Dan weet u waar u aan toe bent.
• Ga niet zelf “knutselen”. Laat een ontslagadvocaat uw concept overeenkomst en reacties steeds lezen en zonodig corrigeren of in concept opstellen.
• Peil goed bij de werknemer of hij eigenlijk ook wel weg wil. Dan is zijn onderhandelingspositie mogelijk zwakker.
• Laat uw werknemer eventuele tegenvoorstellen altijd op papier of e-mail zetten. Doe tegenvoorstellen daarop liefst alleen mondeling.
• Controleer wat uw werknemer op social media (Facebook, LinkedIn) communiceert over u als werkgever en over (het verlies van) zijn baan.
• Controleer via de KvK of uw werknemer recentelijk een eigen bedrijf op zijn woonadres heeft opgericht.
• Laat uw werknemer eventuele klanten netjes en zorgvuldig aan zijn opvolger overdragen. Laat hem dit nooit alleen (bij de klant op locatie) doen, maar met zijn opvolger erbij.
• Wijs uw werknemer op zijn non-concurrentie- en/of relatiebeding in zijn arbeidsovereenkomst. Als u bereid bent om het te laten vervallen, leg dat dan vast in een vaststellingsovereenkomst.