Het ontslaan van een disfunctionerende werknemer is niet eenvoudig. Maar als u onderstaande stappen volgt, dan moet het (in de meeste gevallen) wel lukken.

Let op! Hieronder wordt een uitgebreid stappenplan besproken, maar er kunnen natuurlijk altijd situaties zijn waarin stappen worden verkort of worden overgeslagen. Doe dat alleen nà overleg met uw ontslagadvocaat!

STAP 1- tijdig aanspreken

Bespreek met de werknemer altijd zo snel mogelijk als er iets niet goed is gegaan of niet goed gaat. Dan is de situatie nog concreet en dan wordt de werknemer er in ieder geval tijdig op aangesproken. Leg dat vervolgens ook vast in een kort verslag en verstrek de werknemer zonodig daarvan een kopie.

STAP 2 – plan een functioneringsgesprek (tussentijds)

Een negatieve beoordeling na een jaar van functioneren mag nooit als een verrassing komen voor een werknemer. Tijdens een functioneringsgesprek kunt u als werkgever tussentijds evalueren en – waar nodig – bijsturen. Als stap 1 is gevolgd dan weet de werknemer concreet over welke situaties het gaat. Zijn het incidenten geweest, dan zal dat minder invloed hebben op het functioneren in het algemeen. Geef in het gesprek ook aan welke concrete punten in de komende maanden moeten verbeteren en start zo nodig al direct een verbetertraject met een verbeterplan. Leg het gesprek vast in een verslag en laat dat (tenminste ‘voor gezien’) tekenen door de werknemer. Neem daarin ook de reactie van de werknemer op. (H)erkent hij de tekortkomingen?

STAP 3 – plan een beoordelingsgesprek (einde jaar)

Normaal gesproken vindt dit plaats aan het einde van een jaar of aan het begin van een nieuw jaar. Er kunnen echter ook redenen zijn om eerder een formele beoordeling te geven. Bijvoorbeeld als het functioneren zó zwak is (geworden) dat de onderneming daardoor ernstig nadeel ondervindt. Anders dan bij een functioneringsgesprek heeft een beoordelingsgesprek een meer eenzijdig karakter: u geeft immers een (aan de hand van concrete feiten onderbouwde) mening/oordeel over het functioneren en geeft daarvoor een waardering (afhankelijk van uw beoordelingssysteem bijvoorbeeld met een cijfer). Leg de beoordeling en het gesprek met de gemaakte afspraken weer vast en laat de werknemer dat voor gezien tekenen.

STAP 4 – stel een verbeterplan op (nieuwe of laatste kans)

Zonder een zorgvuldig doorlopen verbetertraject zal een rechter niet snel een arbeidsovereenkomst ontbinden. Formuleer het verbeterplan goed en helder, liefst in overleg met de werknemer en bespreek ook de gevolgen als de werknemer niet verbetert. Laat het plan door de werknemer ondertekenen. Bevestig daarna de start van het traject en benoem ook schriftelijk de eventuele gevolgen (zoals ontslag) wanneer het functioneren tijdens de afgesproken periode niet verbetert. Biedt zo mogelijk scholing aan (bijvoorbeeld om kennis te vergroten of vaardigheden te trainen) of coaching (intern of extern).

STAP 5 – evalueer het verbetertraject 

Zowel tussentijds als tegen het einde van de verbeterperiode zal het functioneren en de behaalde resultaten moeten worden besproken (en opnieuw moeten worden vastgelegd). Wat is er wel en wat is er niet gelukt? Is er zicht op structurele verbetering of was de verbetering slechts van korte duur en (bijvoorbeeld) niet op de hoofdpunten?
Leg vast wat nu de volgende stap zal zijn:

• verlenging verbeterperiode
• einde verbetertraject en ‘terug naar normale situatie’
• einde arbeidsovereenkomst
• herplaatsing/demotie

STAP 6 – onderzoek herplaatsingsmogelijkheden

Als iemand niet op het gewenste functioneringsniveau is te krijgen en van u (als redelijke werkgever) niet kan worden verwacht om de arbeidsovereenkomst langer voort te zetten, dan zult u eerst moeten onderzoeken of het mogelijk is om de werknemer een andere functie te laten vervullen binnen de onderneming (en als uw onderneming onderdeel is van een groep van ondernemingen: binnen de gehele groep). Lukt ook dat niet, dan kan een ontslagprocedure volgen als de werknemer althans niet bereid is om met een vertrekregeling in te stemmen.

Werkgevers vragen mij regelmatig om een ‘haalbaarheidsadvies’. Is het dossier goed (genoeg) opgebouwd? Kan ik hiermee naar de rechter of moet ik daaraan nog iets doen voordat ik ga procederen? Dat zijn vragen die daarin beantwoord worden. Als u de stukken stuurt, dan ontvangt u u eerst een prijsopgave voor zo’n advies. Dan weet u waar u aan toe bent qua kosten.

Heeft u een andere vraag of opmerking? Laat het weten.

.